Sigma-S Transport

Program umożliwia kompleksowe rozliczanie transportu w firmie. Przechowuje dane dotyczące kierowców, pojazdów, kart drogowych i dokumentów oraz umożliwia wydruk kart drogowych. Na podstawie wprowadzonych danych istnieje możliwość generowania raportów oraz eksportu danych do programów finansowo-księgowych. Program zapewnia wygodną i efektywną pracę automatyzując wiele operacji minimalizując w ten sposób błędy. Posiada opcję przypominania użytkownikom o kończących się lub przekroczonych terminach badań technicznych, lekarskich, ubezpieczeń i kwalifikacji kierowców i pojazdów. Dzięki wykorzystaniu bazy danych możliwa jest praca wielostanowiskowa i zapewnione jest bezpieczeństwo wprowadzonych danych. Konieczność autentyfikacji i system praw użytkowników zapewniają poufność danych przechowywanych w bazie uniemożliwiając nieuprawniony dostęp.

Przeznaczenie programu

Program Sigma-S Transport jest przeznaczony dla firm chcących ewidencjonować i rozliczać koszty związane z użytkowaniem pojazdów. Program nie jest przeznaczony dla firm spedycyjnych ze względu na brak obsługi tachografów.

Korzystając z programu użytkownicy uzyskują pełną informację dotyczącą eksploatacji pojazdów w firmie z analizą ekonomiczną dzięki czemu zyskujemy błyskawiczną możliwość analizy danego pojazdu nie tracąc zbędnego czasu. Program pilnując odpowiednich terminów pomoże nam w dopilnowaniu formalności prawnych jak i ubezpieczenia. Mając ten zestaw informacji kadrze zarządzającej będzie dużo łatwiej racjonalnie gospodarować parkiem pojazdów.

Struktura programu

Aplikacja składa się z kilku elementów takich jak: kartoteki, ustawienia, eksport. W kartotekach przechowywane są dane dotyczące kierowców, pojazdów, dokumentów i kart drogowych. Ustawienia umożliwiają konfigurację programu natomiast eksport pozwala na generowanie raportów eksportowanych do MS Excel oraz eksport dokumentów do programów finansowo-księgowych. Wprowadzane dane są sprawdzane pod względem technicznym i merytorycznym. Wszelkie zmiany są zapisywane w bazie dzięki czemu można dokładnie kontrolować pracę użytkowników

Kartoteki

Kartoteki są zbiorami określonych danych. W każdej kartotece istnieje możliwość przeszukiwania oraz grupowania danych na podstawie określonych kryteriów.

Kierowcy

W kartotece kierowców przechowywane są dane osobowe i teleadresowe dotyczące kierowców. Dostęp do danych ułatwia możliwość przeszukiwania oraz grupowania kierowców na podstawie określonych kryteriów. Dane dotyczące terminów kwalifikacji czy też badań lekarskich umożliwiają informowanie użytkowników programu o kończących się lub przekroczonych terminach z określonym wyprzedzeniem. Istnieje możliwość przypisania kierowcy do wybranego działu i filii.

Pojazdy

Kartoteka pojazdów zawiera wszelkie potrzebne dane pojazdów typu: marka i typ, numer rejestracyjny, osoba odpowiedzialna, terminy ubezpieczeń, dane dotyczące silnika i nadwozia. Podobnie jak w przypadku kierowców istnieje możliwość przypominania użytkownikom o kończących się terminach ubezpieczeń i badań.

Dokumenty

W kartotece tej przechowywane są faktury za paliwo i inne koszta związane z obsługą transportu. Dane te mogą być eksportowane do programów finansowo księgowych.

Karty drogowe

Na podstawie wprowadzonych danych w poprzednich kartotekach program generuje kartę drogową która może zostać wydrukowana. Po wypełnieniu karty przez kierowców dane są wprowadzane do programu a następnie po ich weryfikacji karta może zostać zatwierdzona. Dodatkowo program umożliwia uwzględnianie dodatku zimowego i weryfikacje zużycia paliwa w oparciu o ten dodatek. Ciągłość kart jest kontrolowana i w przypadku zachwiania tej ciągłości użytkownik zostanie o tym poinformowany.

Ustawienia

Program posiada możliwość rozbudowanej konfiguracji. Wszelkie dane typu rodzaje paliw, rodzaje nadwozi, grupy inwalidzkie i inne są zapisywane w bazie aby ułatwić wypełnianie kartotek. Istnieje możliwość definiowania typów dokumentów. Każdy użytkownik programu posiada określone prawa dostępu do wybranych funkcji programu (np. zatwierdzanie kart drogowych) co zapewnia bezpieczeństwo danych i ich poufność.

Export danych

Program umożliwia generowanie raportów na podstawie wprowadzonych danych i ich eksport do programu Microsoft Excel. Raporty mogą być tworzone w oparciu o różne kryteria i okresy. Przykładowe dostępne raporty to: zestawienia jazd przedstawicieli handlowych (z uwzględnieniem jazd prywatnych i firmowych), zestawienie przebiegu i zużycia paliwa, wykaz przebiegu i zużycia paliwa narastająco w roku, zestawienie przebiegu w rozbiciu na działy. Istnieje możliwość dostosowania rodzaju raportów do wymagań klienta. Wprowadzone dokumenty mogą być eksportowane do programów finansowo-księgowych. W chwili obecnej istnieje moduł eksportu do programu Symfonia® Finanse i Księgowość jednak istnieje możliwość stworzenia modułu eksportu danych także do innych programów.

Rejestracja i obliczanie kosztów

Program rejestruje koszty użytkowania pojazdów takie jak:

paliwo rozliczając poszczególne tankowania z faktura (również zbiorczą)
koszty napraw na podstawie faktur jak i zleceń wewnętrznych
koszty ubezpieczeń
koszty amortyzacji
koszty inne (akcesoria itp.)

Na podstawie zarejestrowanych kosztów program przygotowuje analizę kosztów dla danego samochodu wyliczając koszt kilometra, koszty miesięczne (okresowe) użytkowania samochodu. Rejestrując eksploatację wg przejechanych kilometrów na potrzeby różnych działów program przygotowuje podobna analizę dla danego działu firmy (księgowość, zarząd, sprzedawcy, serwis, jazdy testowe itp.)

Opis programu